Es muy difícil sustituir al 100% los eventos presenciales ya que, en muchos de ellos, la interacción entre las personas es fundamental. Ahora, más que nunca, las reuniones y eventos virtuales e híbridos son una forma efectiva y ahora, además, necesaria, de llegar a una audiencia amplia y una manera de implicar o informar ya sea a tus empleados o clientes.
Aunque este tipo de eventos no son en realidad un concepto nuevo, las empresas hemos tenido que adaptarnos rápidamente para ofrecer a nuestros clientes una experiencia lo más similar posible a la de una reunión o evento presencial a través de contenido en directo (streaming) o virtual.
Es importante que tengas en cuenta el tipo de reunión o evento que se está planteando y si es factible que se desarrolle de forma virtual o híbrida. Normalmente, la mayoría de las reuniones y eventos se pueden definir o adaptar, pero hay algunos eventos que realmente necesitan un mayor contacto y que no son adaptables a estos formatos.
Una ventaja de los eventos 100% virtuales , sin lugar a dudas, es que necesitan menos inversión de esfuerzo y tiempo, porque hay menos interacción.
Las reuniones híbridas, en cambio, requieren más coordinación y un soporte audiovisual, y a veces, en las que intervienen diferentes espacios, se necesitan más recursos porque que hay un mayor número de variables a tener en cuenta.
Claves para que tu evento, ya sea virtual o híbrido, sea un éxito:
- Diseña y planifica la experiencia del evento para que esté alineada con los objetivos que quieres alcanzar.
- Ten en cuenta las acciones que vas a realizar, para determinar la tecnología que vas a necesitar.
- Crear una identidad y diseño para el evento en línea con tu estrategia.
- Crea un registro de asistentes e invitaciones para controlar la asistencia.
- Preparar el contenido de todas las intervenciones para evitar riesgos en la ejecución.
- Gestiona la experiencia de los participantes para que el evento, sea como sea finalmente, resulte lo más provechoso, atractivo y personalizado posible.
- Organizar la producción y el apoyo tecnológico virtual de cara a prevenir y gestionar incidencias audiovisuales para que el equipo pueda centrarse en los objetivos del evento.
- Maximiza los resultados mediante el uso de datos y monitoriza los comentarios de los asistentes para mejorar continuamente el programa.
- Y por supuesto, ya sabéis que con música todo es mejor. Podéis incluir acciones participativas o actuaciones, independientemente de si el evento es presencial, on-line o híbrido, ya que todo lo hacemos a medida. Consúltanos todas las opciones y te asesoramos sin compromiso.
«La música es un mundo dentro de sí mismo, es un lenguaje que todos entendemos.» Stevie Wonder